「条件付き書式」で行全体の色を自動的に変える方法(Google スプレッドシート)

2016年11月27日
生産性向上

一言まとめ 例えば、セルの値が「完了」だったら、その行全体の色をグレーにしたい時がある。 [条件付き書式]→[カスタム数式]で、セルの複合参照を利用することで、行全体に書式を適用することができる。 例えば、こんな感じのタスク管理用のシートがあるとしましょう。 「状態」を「完了」にすると自動的にその行がグレーになってくれたら便利ですよね。 「ある列のセルの値に合わせて、その行全体の書式を変えたい」ってよくあることだと思います。 「条件付き書式」を使えば割りと簡単にできますよという話です。もちろんExcelでも同じことができます。 「条件付き書式」で行全体に書式を適用する方法 「条件付き書式」はセルごとに適用する機能ですが、セルの複合参照を利用することで、擬似的に行全体に書式を適用することもできます。 やり方は簡単です。テーブルヘッダ以外のセルを選んだ状態で [表示形式]→[条件付き書式] を実行すると下記の画面が出てきます。「セルの書式設定の条件」を「カスタム数式」にして、ここでは条件を=$D2="完了"に設定しています。 解説 どうして条件を=$D2="完了"にすると、D列のセルの値が「完了」になると行全体に設定した書式が適用されるのかを疑問に思った方向けに説明します。 セルの参照方法 セルには3つの参照方法があります。「絶対参照」と「相対参照」と「複合参照」です。 表記上の違い 絶対参照:D2 相対参照:$D$2 複合参照:$D2

テキストをクリック(タップ)するだけで読み上げてくれる便利なブックマークレット

2016年3月28日
生産性向上

また一つ悩みが解決しましたよ! 活字嫌いの私は、日頃から「テキスト読み上げ」機能を活用しまくっています。 だが、一つだけ深刻な問題が… それは、iOSのSafariでテキストを選択するのがストレスで嫌になっちゃうんです(分かりますよね… いくら指でグリグリやっても、全く思い通りにテキストを選択できない苦痛…)。 もう我慢の限界です!試しに「Web Speech API(Speech Synthesis API)」を使って、テキストをクリック(タップ)するだけで読み上げてくれる便利なブックマークレットを作ってみましたので、シェアします。 分かりにくいと思うので、20秒ほどの動画を撮りました。 ブックマークレットの使い方 以下のコードを全選択して、コピー。 javascript:!function(){function e(e){return document.querySelectorAll(e)}function n(e,n){Array.prototype.forEach.call(e,function(e,t,c){n.apply(this,[e,t,c])})}function t(e){for(var n,t=[],c=document.createTreeWalker(e,NodeFilter.SHOW_TEXT,null,!1);n=c.nextNode();)t.push(n);return t.filter(function(e){return null===e.nodeValue.match(/^\s+$/)})}function c(e){var

分単位での日報は生産性を上げるのか?作業内容の記録がもたらす4つの効果

2016年2月27日
生産性向上

会社勤めをしていた際、生産性向上のために15分単位で日報をつけていたことがありました。日報と言っても、細かく書くわけではなくExcelで15分刻みのタイムテーブルを作り、そこに作業した内容を簡単に記録していくというものです。15分あたりの記録時間は5〜10秒。もともとは、「人を雇ってください」というチーム内からの訴えに対して上司から「まずはチーム内での生産性向上を!」との指示があったのが始まりでした。 「15分単位で日報を付けてほしいー」。これだけ聞くと狂気を含んだ響きなので、後輩や新しく入った人には実践してほしいとかなり言いにくかったです。実際、「15分単位でメモしてるほうが無駄では?」と言われたり、友達にはキモいと言われました。でも個人的にやってみて良かったです。剣道をやっているせいで、こういうM気質になってしまったのだと思います。 フリーランスになってからは暫く中断していたのですが、最近再開しました。15分単位とまではいかないですが30分〜1時間単位で作業を記録してます。 記録前よりもずっと仕事が捗るようになったため、実際の効果と記録の仕方についてまとめます。 作業内容の記録がもたらす4つの効果 作業内容を記録することで実感した効果をまとめます。 1. 作業時間の見積もり、突発作業の把握と予測ができるようになる 記録は予実管理形式で行います。前日もしくは当日の朝に予定を記入し、その予定は残したまま実際の作業内容を記載していきます。「予」定と「実」際を管理するから、予実管理といいます。 「何にどれくらいの時間をかけるか」を予測しても、実際に作業をしてみると予定通りには動けません。突発の作業が入ったりするからです。そしてこういう作業は記録していないと記憶に残らないことが多く、よほどインパクトがない限り3日も経つと忘れてしまいます。しかし、記録しておくと週にどれくらいの突発作業があったかの平均が出せるようになり、作業時間の見積もりが正確になります。 そして「◯◯にどうしてこんなに時間がかかったの?」とキレ気味で詰め寄られた時に、格段に答えやすくなります。忙しい部署の場合、上司の方が仕事内容の実際を把握しきれないことがあります。細かく記録をとっていると時間がかかった理由を明示することができますし、作業内容に改善の余地がある場合は記録を見せながら相談をすることもできます。 2. 時間(特に締め切り)を意識して仕事するようになる 時間の記録をするようになってから「意外と作業できる時間が少ない」と感じるようになりました。色々と作業がある場合や並行していくつものプロジェクトを進めている場合、一つのプロジェクトに1日にかけられる時間は2時間くらいです。また、集中力は10数時間も続くことはないため、「いま集中しなければ他にやる時間はほとんどない」と、締め切りや時間を意識して仕事するようになりました。 3. 客観的に自分の行動を振り返えれるようになった 実際に記録してみてそれを振り返ると、記録する前は気づかなかった自分の作業の無駄に気がつきます。記録を元に第三者に意見を聞きやすくもなるので、自分の仕事内容やスピードについて客観的に振り返えれるようになり、無駄が減りました。 4. 疲れにくくなった これは一般的にあてはまるかわかりませんが、作業に追われメリハリがついたことから、疲れにくくなりました。また、夜遅くまで仕事をしていると時間が無限にあるように感じてしまいますが、予実管理表やGoogleカレンダーで管理すると、一日単位ではなく週間単位で考え時間配分をするようになります。制限を設け就寝の時間も意識するようになった点も影響しているかもしれません。

企画書・事業計画書の書き方:アイデア編

2015年12月17日
生産性向上

企画書とは、新しいプロジェクトやアイデア、提案などを分かりやすくまとめた書類です。自分が考えたアイデアを実現するためには、まずは他の人に説明し、納得してもらう必要があり、企画書はアイデアを伝えるための大変重要なツールと言えます。しかし、「なにを書いたらいいかわからない」「どこから手を付けたらいいかわからない」と、PCの前でフリーズしてしまう方も少なくないのではないでしょうか?今回の記事では、これまでにweb制作会社、広告会社、IT企業に所属し、企画書や提案書を書いてきた経験から得た、「企画書の書き方」をご紹介します。企画書がきっかけで数千万円の受注をもらえたこともありましたので、ぜひご参考にしていただければ幸いです。なお、web制作会社でのサイト制作の企画や、キャンペーンサイトなどの企画、広告の企画、事業計画書作成向けに書いた記事のため、業界が異なる場合は「ちょっと違うかも?」と思う点もあるかもしれません…ご了承ください。 紙にアイデアを書き出す 企画書を書くときに、PCを使ってすぐ書き始めるという方もいらっしゃるかと思いますが、私は断然紙派です。会社で後輩に仕事を教える時も、紙をすすめていました。PCと紙だと、浮かぶアイデアが全然ちがいます。PCは出来上がったものを打ち込み、ブラッシュアップしていくことには向いていますが、アイデアを広げるためには手を動かしたほうが良いと思います。 A4メモ書きの活用 では、具体的に何を紙に書き出したらいいのでしょう?そこでおすすめしたいのが、「A4メモ書き」という方法です。この方法は、ベストセラー「ゼロ秒思考」で紹介されていたもので、シンプルながらも効果が大きいおすすめの方法です。企画書だけではなく、事業計画書、記事作成前のアイデアまとめ、ToDo管理、悩みの整理など、幅広く思考整理に活用できます。例えば、新規サイトのターゲットについてまとめたい場合、「新しく立ち上げるサイトのターゲットは?」というテーマを書き出し、1分間時間を測り、思い浮かんだことをざっと書き出します。 1分間という制限があると、必死で考えようとするため、ダラダラと考えるよりも短時間で鋭いアイデアを出すことができます。ポイントは1分間という時間と、メモ書きの形式を守ることです。この方法は、「7日間で作る事業計画書」でも紹介されており、書籍のタイトルには「事業計画書」とありますが、起業・新規事業の他、新規サイトの立案や企画書作成にも役立ちます。「ターゲット」「解決すべき重要な課題」「事業プラン」「サービス(企画)の内容と特徴」「市場規模、成長性」などをそれぞれの項目に対して5〜10枚、合計25〜50枚書き出し、その後30分間リサーチ、ドラフトを見なおした後に再度1時間リサーチする、という方法を試してみましたが、3時間ほどでかなりしっかりした企画書の体裁になり、「これを3時間で作ったの?」と驚かれたこともあります。 上司・同僚・ターゲットに見せてブラッシュアップする 企画書の第一案は、枚数にして5〜10枚程度、体裁やデザインも6割程度の仕上げで大丈夫ですので、第三者にフィードバックをもらいましょう。高いデザイン性は必要ありませんが「ある程度見やすいこと、読みやすいこと」を意識することが大切です。紙で書いたものでも、殴り書きでなければ(人に見せても大丈夫であれば)紙の状態で見せてしまって大丈夫かと思います。盛り込む案は、例えば「企画の目的」「ターゲット」「企画の具体的な内容」「実現ステップ」などで、各テーマに1枚くらいのボリュームが目安です。骨組みが決まらない場合は、思い切って上司や同僚の方に相談するのもありだと思います。私も最初わからない時は、骨組みだけ上司に教えてもらい、そこに肉付けをしていきました。また、企画のターゲットとなる人に意見をもらい、独りよがりな企画にしないことも重要です。第三者に話を聞いてみると、アイデアが広がったり、意外な意見が聞けたりします。 企画書は、綺麗に整っていることや、かっこいいことも大切ですが、私はそれよりも中身が大切だと思います。「かっこよく」よりは「綺麗に丁寧に」、また他の人の意見も聞いて分かりやすく説明することが重要です。今回は、アイデアの部分に限って記事を書きましたが、ぜひご意見やご感想、わからないことなどコメントいただけますと幸いです。